După înființarea SRL-ului, primul obiectiv este să transformi documentele primite într-un sistem de lucru corect. Nu începe să facturezi sau să angajezi înainte să clarifici contul bancar, contabilitatea, regimul fiscal, autorizarea activității și modul de păstrare a documentelor.
Ordinea exactă depinde de activitate, vectorul fiscal și situația firmei. Folosește lista de mai jos ca instrument de organizare și confirmă obligațiile concrete cu un contabil și în sursele oficiale.
1. Verifică documentele emise
- certificatul de înregistrare și codul unic de identificare;
- încheierea sau rezoluția de înregistrare;
- actul constitutiv în forma înregistrată;
- certificatele constatatoare și activitățile autorizate;
- denumirea, sediul, administratorii și codurile CAEN.
Dacă observi o eroare, clarific-o înainte să folosești datele în contracte, facturi sau conturi.
2. Organizează dosarul firmei
Creează un dosar fizic și unul digital cu acces controlat. Păstrează actele societății, contractul de sediu, hotărârile, contractele, facturile, extrasele și corespondența oficială. Stabilește o convenție de denumire și copii de siguranță.
3. Deschide contul bancar operațional
Compară comisioanele, internet banking-ul, accesul pentru contabil și posibilitatea de a gestiona plăți recurente. Banca va cere documentele societății și identificarea persoanelor autorizate. Nu amesteca plățile personale cu cele ale firmei.
4. Contractează serviciile contabile
Predă contabilului actele firmei și explică activitatea reală, estimarea veniturilor, clienții, achizițiile și intenția de a angaja. Clarificați calendarul documentelor, declarațiilor și plăților.
Întrebări utile: ce regim fiscal se aplică, când apare obligația de TVA, ce documente justificative sunt necesare și cum se tratează cheltuielile fondatorului făcute înainte de înregistrare.
5. Configurează facturarea
Alege o soluție care susține seria și numerotarea documentelor, datele complete ale firmei și cerințele electronice aplicabile. Stabilește cine emite, cine verifică și cine transmite facturile. Testează o factură înainte de primul client.
6. Verifică SPV și obligațiile electronice
Accesul la Spațiul Privat Virtual și fluxurile electronice trebuie pregătite din timp. Cerințele privind facturarea electronică, transmiterea și arhivarea pot varia după tranzacție și perioada fiscală. Folosește instrucțiunile ANAF actuale.
7. Confirmă autorizațiile și locurile de activitate
Înregistrarea firmei nu înlocuiește avizele sectoriale. Verifică dacă activitatea necesită autorizație locală, sanitară, de mediu, profesională sau alte condiții. Dacă lucrezi într-un punct de lucru, declară și autorizează spațiul corespunzător.
8. Pregătește contractele
Înainte de prima vânzare, ai nevoie de termeni comerciali clari: ofertă, contract, comandă, livrare, plată, confidențialitate și protecția datelor. Modelele trebuie adaptate produsului și relației B2B sau B2C.
9. Separă banii fondatorului de banii firmei
Orice sumă introdusă sau retrasă trebuie să aibă o explicație și un document. Nu trata contul societății ca pe un portofel personal. Stabilește cu contabilul cum sunt evidențiate aporturile, împrumuturile asociatului, deconturile și dividendele.
10. Pregătește angajarea, dacă este cazul
Înainte ca o persoană să înceapă activitatea, verifică documentele, contractul, medicina muncii, securitatea și sănătatea în muncă și înregistrările obligatorii. Colaborarea cu un prestator nu trebuie folosită pentru a masca o relație de muncă.
11. Pune datele-limită într-un calendar
- expirarea dreptului asupra sediului;
- declarații și plăți fiscale;
- reînnoirea autorizațiilor;
- revizuirea contractelor;
- inventarierea și închiderea exercițiului;
- hotărârile asociaților.
12. Construiește controale simple
Chiar și o firmă mică are nevoie de reguli: cine aprobă plățile, cine poate semna, unde se păstrează parolele, cum se verifică furnizorii și cum se recuperează datele. Două verificări înaintea unei plăți sunt mai ieftine decât recuperarea banilor trimiși greșit.
Checklist scurt
- Actele sunt corecte și arhivate.
- Contul bancar este funcțional.
- Contabilul are toate documentele.
- Facturarea și accesul electronic sunt testate.
- Activitatea și spațiile sunt autorizate.
- Contractele comerciale sunt pregătite.
- Banii personali sunt separați.
- Calendarul obligațiilor este activ.
Întrebări frecvente
Pot emite imediat prima factură?
Numai după ce datele firmei, seria, regimul fiscal și fluxul de transmitere sunt corect configurate.
Este obligatoriu contabilul?
Societatea trebuie să își organizeze contabilitatea potrivit legii. Forma colaborării trebuie stabilită corect pentru situația firmei.
Pot plăti cheltuieli personale din contul firmei?
Nu trata contul firmei ca pe unul personal. Orice plată trebuie justificată și înregistrată corespunzător.
Următorul pas: stabilește o întâlnire de pornire cu contabilul și parcurge checklistul împreună cu actele de înființare SRL.
Surse consultate: ONRC și ghidurile curente ANAF. Obligațiile fiscale se pot modifica; verifică regulile valabile pentru perioada și tranzacțiile tale.
Întrebări frecvente suplimentare
1. În cât timp trebuie să deschid contul bancar?
Nu amâna până la prima încasare. Verifică cerințele băncii și deschide fluxul operațional suficient de devreme pentru plăți, capital și facturare.
2. Când trimit actele contabilului?
Imediat după primire, împreună cu explicații despre activitate, clienți și cheltuieli. Stabiliți calendarul documentelor înainte de prima lună de raportare.
3. Cum obțin accesul în SPV?
Urmează procedura ANAF valabilă pentru reprezentantul firmei și configurează drepturile persoanelor implicate. Testează accesul și notificările, nu doar înregistrarea.
4. Trebuie să configurez RO e-Factura înainte de prima factură?
Dacă tranzacțiile tale intră în sistem, da. Verifică obligația actuală, identificarea partenerilor și fluxul de transmitere înainte de emitere.
5. Certificatul constatator înseamnă că pot începe orice activitate?
Nu. Unele domenii cer avize, autorizații sau condiții profesionale suplimentare. Confirmă activitatea și locul în care o desfășori.
6. Ce contracte pregătesc înainte de primul client?
Ai nevoie de documente adaptate vânzării: ofertă, comandă sau contract, termeni de plată, livrare, răspundere și protecția datelor. Evită modele fără legătură cu serviciul real.
7. Cum introduc bani personali în firmă?
Folosește o bază și documente clare, cum ar fi aportul sau împrumutul asociatului, după caz. Stabilește tratamentul cu contabilul înainte de transfer.
8. Ce trebuie făcut înainte de prima angajare?
Pregătește contractul, medicina muncii, securitatea și sănătatea, înregistrările și salarizarea înainte ca persoana să înceapă activitatea.
9. Când am nevoie de documente GDPR?
Când prelucrezi date personale, chiar și pentru clienți, angajați sau newsletter. Inventariază datele, temeiurile, furnizorii și perioadele de păstrare.
10. Este utilă o asigurare pentru firmă?
Poate fi utilă pentru răspundere profesională, bunuri sau riscuri specifice. Alege acoperirea după activitate și excluderi, nu doar după preț.
11. Cum organizez calendarul fiscal?
Centralizează termenele cu responsabil, alertă și confirmarea depunerii sau plății. Actualizează-l când se schimbă vectorul fiscal ori apar angajați.
12. Ce controale minime pun pe plăți?
Separă inițierea de aprobarea plăților importante, verifică beneficiarul pe un canal sigur și limitează drepturile în aplicația bancară.
13. Cum protejez documentele și parolele?
Folosește acces individual, autentificare în doi pași, copii de siguranță și un proces de recuperare. Nu păstra toate parolele într-un document partajat.
14. Ce date de expirare urmăresc?
Sediul, autorizațiile, certificatele, contractele, domeniile, polițele și semnăturile electronice. Pune alerte suficient de devreme pentru reînnoire.
15. Care este obiectivul primelor 30 de zile?
Să ai documentele verificate, contabilitatea pornită, facturarea testată, accesul fiscal funcțional și activitatea autorizată. Abia apoi scalează vânzările și echipa.
Actualizare editorială: 20 august 2026. Verifică documentele firmei în serviciile ONRC și obligațiile fiscale curente în portalul ANAF.
